如何選擇公司秘書
在選擇公司秘書時,考慮以下因素以確保您為公司做出最佳選擇 :
資格和經驗 : 確保候選人具備相關的學歷、專業資格 (如特許秘書或會計師) 和實踐經驗。
行業知識 : 考慮您的公司是否在需要特定專業知識的高度監管行業中運營。
聲譽和參考 : 研究個人或公司的聲譽,並向以前的客戶索取推薦信。
溝通和組織能力 : 選擇一位具有出色溝通和組織能力的公司秘書,以確保與董事、股東和監管機構的有效協作。
為什麼要將公司秘書服務外包給專業機構?
資格和經驗 : 尋找具有相關資格和經驗的公司秘書,確保其能夠處理與您公司規模和複雜程度相similar的公司事務。
時間和成本效率 : 外包消除了聘用和培訓內部公司秘書的需要,節省了時間和資源。它還允許您專注於核心業務活動。
靈活性和可擴展性 : 聘請外部公司可以根據您公司的需求和發展,靈活調整支援級別。
風險緩解 : 專業公司通常會購買賠償保險,並建立完善的流程,以最大限度地降低不合規和處罰的風險。
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在香港成立公司時，其中一項基本要求是委任公司秘書。這個角色對確保您的業務順利運作並遵守所有相關法律法規至關重要。在這份全面的指南中，我們將解釋公司秘書的職責、重要性以及如何為您的公司選擇合適的人選。
公司秘書費用每年1,299港元
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誰需要TCSP牌照?
如果公司或個人有償提供以下服務,則必須從香港公司註冊處獲得TCSP牌照 :
擔任或安排他人擔任香港公司的公司秘書。
提供註冊辦事處地址或業務地址。
擔任或安排他人擔任公司的董事或股東。
豁免 :
在內部提供公司秘書服務的公司或個人(例如直接為公司工作的員工)不需要TCSP牌照。
受專業團體監管的實體(如律師事務所和會計師事務所,例如香港律師會或香港會計師公會)通常可獲豁免。
持牌TCSP(信託或公司服務提供者)的責任
持牌TCSP必須 :
遵守反洗錢和恐怖分子資金籌集(AML/CTF)規定,包括進行客戶盡職調查和備存紀錄。
定期續牌,並確保遵守相關法律。
任命合規主任,負責監督AML/CTF合規事宜。
實施風險評估和管理系統,識別和緩解洗錢和恐怖分子資金籌集風險。
向公司註冊處報告可疑交易和活動。
接受公司註冊處的定期巡查和調查。
公司秘書完全指南
這份全面的指南探討了公司秘書在香港公司裡扮演的關鍵角色，內容涵蓋了他們的職責、資格、選擇標準，以及將這一重要職能外包的好處，以確保香港公司的合規性和成功。
“ Choosing the right company secretary is a crucial decision for any Hong Kong company. vOffice offers comprehensive company secretarial services that can help companies fulfill the requirements and responsibilities of a company secretary. ”
公司秘書的職責是什麼?
香港的公司秘書在維護公司的法律和監管合規性以及支持公司治理方面發揮著至關重要的作用。他們的主要職責包括 :
法定合規 :
- 維護和更新法定登記冊和記錄
- 向公司註冊處提交周年申報表和其他所需文件
- 確保遵守香港《公司條例》
公司治理 :
- 就最佳實踐和治理準則向董事會提供建議
- 組織和出席董事會會議和股東周年大會(AGM)
- 準備會議議程、記錄會議記錄並傳閱相關資料
行政支援 :
- 管理公司架構的變更,如董事任命或股份分配
- 保管公司官方記錄和公司印章
- 促進董事會、股東和監管機構之間的溝通
委任公司秘書的關鍵要求
根據香港《公司條例》,每家公司必須在註冊成立後14天內委任一名公司秘書。公司秘書可以是個人或法人團體，並且必須符合以下標準 :
通常居於香港 : 人必須是香港居民。
具備足夠的知識和經驗 : 公司秘書應具備必要的知識和經驗,以有效履行職責。
上市公司的附加資格 : 對於上市公司,公司秘書必須是香港特許秘書公會(HKICS)的會員、律師、註冊會計師(CPA)或具有相關經驗。
在香港，信託或公司服務業務提供者受《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(AMLO) 監管。如果公司秘書以業務形式提供公司秘書服務，則可能屬於信託或公司服務提供者 (TCSP) 發牌制度的範圍。
委任公司秘書是在香港建立和運營合規、治理良好的公司的關鍵一步。通過了解公司秘書的角色、職責和關鍵要求,您可以在如何履行這一基本要求方面做出明智的決定。外包給專業機構可以提供所需的專業知識、效率和安心,以確保您公司的成功和長久發展。